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Perlit Software

Das alte System war kein System, sondern ein Geflecht aus Krücken

Die Firma hatte nicht einfach nur ein paar Excel-Listen. Es war eine ganze Landschaft aus Vorlagen, Dokumenten, Hilfsprogrammen und manuellen Übergaben. Angebote wurden aus alten Strukturen heraus erstellt, Daten standen an verschiedenen Orten und viele Abläufe waren nur für die Personen nachvollziehbar, die seit Jahren damit gearbeitet hatten.

Die vorhandene Access-Datenbank war dabei keine stabile Lösung, sondern eher ein zusätzlicher Risikofaktor. Es gab immer wieder technische Probleme, Daten waren verstreut und die Bedienung war stark von Erfahrungswissen abhängig.

Angebote

Nur wenige Personen konnten sie zuverlässig erstellen.

Kalkulation

So komplex, dass sie nicht einfach an neue Mitarbeiter übergeben werden konnte.

Datenhaltung

Kunden, Aufträge, Materialien, Formen und Preise lagen nicht sauber in einem zentralen System.

Ausfallrisiko

Krankheit, Urlaub oder Renteneintritt einzelner Personen hätten echte operative Probleme verursacht.

Perlit Software

Die neue Software bildet das operative Geschäft der Gießerei ab

Für FDT Fusor wurde eine vollständige, sehr umfangreiche und komplexe ERP-Software entwickelt. Sie übernimmt Kunden, Kontaktpersonen, Angebote, Aufträge und Rechnungen, aber auch deutlich speziellere Bereiche des Gießerei-Alltags.

Abgebildet wurden unter anderem Lager, Material, Kundeneigentum, Verpackungen, Formen, Maschinen, Temperaturen, Geräte, Produktionsparameter und verschiedene Zustände innerhalb der Fertigung. Dadurch wurde das System nicht zu einer allgemeinen Verwaltungssoftware, sondern zu einer Software, die das echte Kerngeschäft der Gießerei versteht.

Material und Lager

Wie viel Material ist vorhanden, welches Zink gehört welchem Kunden, welche Verpackung wird kundenseitig gestellt?

Formen und Produktion

Welche Formen gibt es, wie viel Material geht hinein, welche Temperaturen gelten, wie viele Einheiten entstehen pro Druckschuss?

Auftragsstatus

Welche Aufträge sind im Gießvorgang, in interner Weiterverarbeitung, extern bei Veredelungsunternehmen, unterwegs oder bereits geliefert?

Transport und Verpackung

Transportarten, Verpackungsarten und weitere logistische Informationen werden im System verwaltet.

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Die Kalkulation wurde vom Spezialwissen zur Softwarelogik

Ein besonders großer Hebel war die Kalkulation. Vorher war im Grunde nur einer der Geschäftsführer wirklich in der Lage, diese Kalkulation durchzuführen. Die Logik dahinter war so komplex, dass man wahrscheinlich einen ganzen Tag bräuchte, um einer neuen Person überhaupt zu erklären, wie kalkuliert wird.

In der Software wurde diese Logik strukturiert abgebildet. Dazu gehören Materialpreise, Mengen, Formen, Maschinenparameter, Produktionslogik und weitere Einflussfaktoren. Auch der Zinkpreis wird automatisch von der Börse bezogen und in der Kalkulation berücksichtigt.

  • automatisch bezogener Zinkpreis
  • komplexe Preis- und Materialkalkulation
  • Produktionsparameter pro Form und Auftrag
  • kundenspezifische Materialien und Verpackungen
  • nachvollziehbare Kalkulationsgrundlage statt reinem Erfahrungswissen

Damit wurde eine der kritischsten Aufgaben des Unternehmens aus dem Kopf einzelner Personen herausgelöst und in ein reproduzierbares System übertragen.

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%
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Auch Planung, Simulation und Qualitätssicherung wurden integriert

Die ERP-Software bildet nicht nur Verwaltung und Kalkulation ab. Auch Schichten, Schichtaufteilungen, Maschinenwartung, Produktionssimulationen und Qualitätssicherung wurden integriert.

Das System kann beispielsweise simulieren, was passiert, wenn sich Aufträge verschieben, länger dauern oder ein neuer Auftrag dazwischengeschoben wird. Auch Szenarien mit zusätzlichen Mitarbeitern oder veränderter Kapazität lassen sich besser nachvollziehen.

Schichten

Planung und Auswertung von Schichtaufteilungen.

Simulation

Auswirkungen von Verzögerungen, eingeschobenen Aufträgen oder zusätzlichem Personal.

Wartung

Nachvollziehbarkeit, welche Maschinen wann gewartet werden müssen.

Qualitätssicherung

Später kann nachvollzogen werden, in welcher Schicht, von welchen Mitarbeitern, für welchen Kunden welche Ware produziert wurde.

Dadurch wird Produktion nicht nur abgewickelt, sondern dokumentiert, analysierbar und steuerbar gemacht.

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Das Ergebnis: weniger Abhängigkeit, mehr Steuerbarkeit, mehr Sicherheit

Heute können auch andere Mitarbeiter wichtige Aufgaben übernehmen, die vorher stark an der älteren Schlüsselmitarbeiterin oder einzelnen Geschäftsführern hingen. Die Mitarbeiterin arbeitet inzwischen trotz Rentenalter weiter in der Firma, aber das Unternehmen ist nicht mehr in derselben gefährlichen Abhängigkeit wie vorher.


Aus einer Landschaft aus Vorlagen, E-Mails, Access, Dateien und Erfahrungswissen wurde ein zentrales ERP-System, das die Besonderheiten einer Gießerei abbildet und wichtige Abläufe nachvollziehbar macht.

  • kritisches Wissen wurde in Software überführt
  • wichtige Aufgaben wurden delegierbarer
  • Kalkulationen wurden nachvollziehbarer
  • Produktion, Lager, Aufträge und Qualitätssicherung wurden verbunden
  • das Unternehmen wurde robuster gegen Ausfälle einzelner Personen