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Perlit Software

Die Firma hatte Umsatz, aber kein echtes System

Von außen sah alles stabil aus. Die Kunden kamen, die Auftragsbücher waren voll, die Mitarbeiter waren beschäftigt. Intern war das Unternehmen aber abhängig von Menschen, die jeden Tag improvisierten.

Die Verwaltung arbeitete mit alten Vorlagen, Excel-Listen, E-Mail-Verläufen, handschriftlichen Notizen und kleinen Hilfsprogrammen. Vieles funktionierte nur, weil einzelne Personen wussten, welche Datei wann geöffnet werden musste.

Angebote

Oft 60 bis 120 Minuten Aufwand, weil Preise, Sonderregeln und Vorlagen gesucht werden mussten.

Rechnungen

Zusammengesetzt aus Aufträgen, E-Mails, Tabellen und alten Dokumenten.

Kundenwissen

Verteilt auf Köpfe, Postfächer, Notizen und Ordnerstrukturen.

Auswertungen

Selten aktuell, meistens manuell vorbereitet und oft zu spät verfügbar.

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%
Perlit Software

Frau Keller durfte
eigentlich nicht fehlen

Frau Keller war 63 und seit Jahrzehnten im Unternehmen. Sie kannte die alten Vorlagen, die Sonderpreise, die Ausnahmen, die schwierigen Kunden und die Reihenfolge, in der bestimmte Vorgänge erledigt werden mussten.

Wenn sie im Urlaub war, riefen Kollegen sie trotzdem an. Wenn sie krank war, blieb Arbeit liegen. Wenn ein Sonderfall auftrat, warteten alle auf ihre Einschätzung.

  • keine saubere Vertretung
  • keine vollständigen Checklisten
  • keine zentrale Wissensbasis
  • keine Prozessvideos
  • keine klare Dokumentation der Sonderfälle

Die Firma hatte Personal. Aber wichtige Aufgaben waren trotzdem nicht wirklich delegierbar.

Perlit Software

Der Geschäftsführer war der eigentliche Engpass

Der Geschäftsführer wollte strategisch arbeiten, neue Kunden gewinnen und das Unternehmen weiterentwickeln. Stattdessen wurde er jeden Tag in operative Fragen gezogen.

Manchmal waren es kleine Fragen. Manchmal waren es kritische Entscheidungen. In Summe war er der zentrale Knotenpunkt für alles, was nicht sauber geregelt war.

50 bis 100 Fragen pro Tag

Urlaub nur mit Laptop

Krank sein nur mit Telefon

Strategische Arbeit meist abends

Zu viele Entscheidungen ohne belastbare Daten

Manchmal waren es kleine Fragen. Manchmal waren es kritische Entscheidungen. In Summe war er der zentrale Knotenpunkt für alles, was nicht sauber geregelt war.

Perlit Software

Dann wurden die Daten zusammengeführt

Der erste große Schritt war nicht die Programmierung einer schönen Oberfläche. Der erste Schritt war, die verstreuten Daten, Vorlagen, Prozesse und Entscheidungsmuster sichtbar zu machen.

Was vorher in Dateien, E-Mails und Köpfen lag, wurde strukturiert, bereinigt und in eine zentrale Datenbasis überführt.

  • Kunden und Ansprechpartner
  • Angebote und Aufträge
  • Preise, Sonderregeln und Kalkulationen
  • Rechnungen und Zahlungen
  • Aufgaben und Zuständigkeiten
  • Produkte, Leistungen und Deckungsbeiträge

Zum ersten Mal konnte das Unternehmen nicht nur arbeiten, sondern sich selbst auswerten.

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%
Perlit Software

Die neue Software machte sichtbar, was vorher nur gefühlt wurde

Nach der ersten Datenanalyse wurde klar: Nicht alle Kunden waren wertvoll. Nicht alle Produkte waren profitabel. Nicht alle Mitarbeiter waren ausgelastet. Und nicht jeder Prozess, der „immer schon so gemacht wurde“, war sinnvoll.

16 Prozent der Kunden

verursachten 41 Prozent des internen Aufwands.

24 Prozent der Produkte

banden Kapazität, brachten aber kaum Marge.

3 Mitarbeiter

hatten über Jahre sehr wenig messbare Wertschöpfung erzeugt.

36 Stunden pro Woche

gingen allein für Suchen, Nachfragen, Abstimmung und manuelle Korrekturen verloren.

Vorher waren das Vermutungen. Jetzt waren es Zahlen.

Perlit Software

Frau Kellers Wissen wurde in Software übersetzt

Ihr Wissen wurde nicht ersetzt. Es wurde gesichert. Die Sonderfälle, Regeln, Reihenfolgen, Hinweise und Entscheidungskriterien wurden in Masken, Checklisten, Pflichtfelder, Hilfetexte und Freigabelogiken eingebaut.

Kalkulation

Von 75 Minuten auf 9 Minuten reduziert.

Angebotserstellung

Durch Regeln, Vorlagen und automatische Prüfungen delegierbar gemacht.

Sonderfälle

Mit Entscheidungspfaden und Hinweisen direkt in der Software abgebildet.

Einarbeitung

Neue Mitarbeiter konnten Aufgaben mit Checklisten und Videos übernehmen.

Ihr Wissen wurde nicht ersetzt. Es wurde gesichert. Die Sonderfälle, Regeln, Reihenfolgen, Hinweise und Entscheidungskriterien wurden in Masken, Checklisten, Pflichtfelder, Hilfetexte und Freigabelogiken eingebaut.

Perlit Software

Automatisierungen schufen plötzlich freie Kapazitäten

Viele Aufgaben waren einzeln klein, aber in Summe enorm teuer. Nach der ersten Automatisierungsphase wurden wiederkehrende Abläufe vom System übernommen oder vorbereitet.

Innerhalb weniger Wochen wurden drei Mitarbeiter aus reiner Verwaltung herausgelöst und in Bereiche verschoben, in denen vorher Kapazität fehlte: Kundenbetreuung, Qualitätssicherung und aktive Auftragssteuerung.

Standardanfragen automatisch beantworten

Fehlende Unterlagen automatisch anfordern

Zahlungserinnerungen automatisch auslösen

Kundenstatus automatisch aktualisieren

Aufgaben automatisch zuweisen

Auffälligkeiten automatisch melden

Perlit Software

KI wurde zur Analyse- und Kontrollebene

Nachdem die Daten sauber strukturiert waren, konnte KI sinnvoll eingebunden werden. Nicht als isoliertes Zusatztool, sondern als Assistenzsystem innerhalb der Software.

Kundenanfragen

Automatisch zusammenfassen, einordnen und passenden Vorgängen zuweisen.

Dokumente

Auslesen, prüfen und mit vorhandenen Daten abgleichen.

Risiken

Bei ungewöhnlichen Preisen, Fristen oder Auftragsbedingungen markieren.

Management

Warnungen, Zusammenfassungen und Entscheidungsvorlagen aus Unternehmensdaten erzeugen.

Die Software wurde dadurch nicht nur schneller. Sie wurde aufmerksamer.

Perlit Software

Die Führung änderte sich, weil die Wahrheit sichtbar wurde

Top-Kunden

Erhielten feste Key-Account-Manager und besseren Service.

Der Geschäftsführer sah plötzlich, welche Kunden Geld brachten, welche Produkte Marge fraßen und welche Prozesse das Unternehmen blockierten.

Die Folge war unbequem, aber profitabel: Das Unternehmen begann, nicht mehr jeden Kunden gleich zu behandeln.

Schlechte Kunden

Wurden neu bepreist oder beendet.

Unprofitable Produkte

Wurden gestrichen oder neu kalkuliert.

Starke Bereiche

Wurden personell und technisch ausgebaut.

Management-Dashboards

Zeigten Marge, Aufwand, Qualität, Auslastung und Risiken.

Das Unternehmen jagte nicht mehr blind mehr Umsatz.
Es baute besseren Umsatz auf.

Perlit Software

Aus Überlastung wurde Wachstum

Vorher wurden Kunden abgelehnt, weil die Verwaltung am Limit war. Nicht die eigentliche Leistung war immer der Engpass, sondern die Koordination drumherum.


Nach der Software änderte sich das Verhältnis zwischen Umsatz und Aufwand.

  • 37 Prozent mehr Aufträge in 18 Monaten
  • Verwaltungsaufwand pro Auftrag um 61 Prozent reduziert
  • Angebotsdurchlaufzeit von 3,2 Tagen auf unter 8 Stunden gesenkt
  • Rückfragen an den Geschäftsführer von bis zu 100 auf unter 10 pro Tag reduziert
  • Gewinnmarge von 3,1 Prozent auf 14,4 Prozent gesteigert

Die Firma hatte nicht nur mehr Kapazität. Sie hatte endlich ein System, das Wachstum tragen konnte.

Perlit Software

Nach zwei Jahren war es ein anderes Unternehmen

Der Umsatz stieg von 4,6 Mio. Euro auf 7,8 Mio. Euro. Der Gewinn stieg von rund 143.000 Euro auf über 1,1 Mio. Euro pro Jahr.

Das veränderte nicht nur die Zahlen. Es veränderte die Möglichkeiten.

  • Eigenes Firmengebäude gekauft

  • Grundstück mit Erweiterungsfläche gesichert

  • Parkplätze für Mitarbeiter und Kunden geschaffen

  • Key-Account-Struktur für Premiumkunden aufgebaut

  • Führungskräfte mit eigenen Dashboards ausgestattet

  • Geschäftsführer weitgehend aus dem Tagesgeschäft gelöst

Perlit Software

Das Entscheidende war nicht nur die Software

Die Software war der Hebel. Aber die eigentliche Veränderung entstand, weil das Unternehmen neu strukturiert wurde: Daten, Wissen, Aufgaben, Prozesse, Kennzahlen und Verantwortung wurden in ein steuerbares System gebracht.

Wissen raus aus Köpfen

In Checklisten, Videos, Regeln und Systemlogik.

Daten raus aus Inseln

In eine zentrale, auswertbare Datenbank.

Aufgaben raus aus Zurufen

In klare Workflows und automatische Folgeaufgaben.

Führung raus aus Bauchgefühl

In Dashboards, KPIs und Frühwarnsysteme.

Geschäftsführer raus aus dem Tagesgeschäft

In echte Führung und Unternehmensentwicklung.

Perlit Software

Der erste Schritt ist eine ehrliche Analyse

Im kostenlosen Konzept- und Machbarkeitspaket prüfen wir, wo individuelle Software in Ihrem Unternehmen den größten Hebel haben kann: bei Inhaberaufgaben, Schlüsselpersonen, Automatisierung, Daten, Kundenprozessen, Auswertungen oder Skalierung.

  • Bis zu acht Stunden kostenlos
  • Analyse der größten Engpässe
  • Konzeptansatz für Software und Automatisierung
  • Machbarkeitseinschätzung
  • Erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Manchmal reicht ein einzelner automatisierter Prozess, um den ersten großen Engpass zu lösen. Danach wird der nächste sichtbar. Genau so entsteht Schritt für Schritt ein Unternehmen, das nicht mehr jeden Tag manuell zusammengehalten werden muss.

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