Perlit Software
Jolexx:
Belege automatisch erkennen, auslesen und weiterverarbeiten
Für Jolexx wurde eine Software entwickelt, die Belege automatisch verarbeitet und relevante Daten aus Dokumenten erkennt. Ziel war, manuelle Eingaben zu reduzieren und Informationen aus Rechnungen, Quittungen oder anderen Belegen automatisch in strukturierte Felder zu übernehmen.
Die Software erkennt unter anderem Lieferant, Zahlungsdatum, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag. Dadurch müssen diese Informationen nicht jedes Mal erneut abgetippt werden, sondern können aus dem Beleg herausgelesen und für die weitere Verarbeitung übernommen werden.
- automatische Belegerkennung
- OCR-Verarbeitung
- Erkennung von Lieferant und Zahlungsdatum
- Erkennung von Netto, Mehrwertsteuer und Brutto
- weniger manuelle Dateneingabe
- strukturierte Weiterverarbeitung der erkannten Informationen
Perlit Software
Aus unstrukturierten Belegen wurden verwertbare Daten
Das Grundproblem war, dass Belege zwar Informationen enthalten, diese Informationen aber nicht automatisch als saubere Daten vorliegen. Menschen mussten die Dokumente ansehen, Beträge suchen, Lieferanten erkennen, Zahlungsdaten übertragen und die Werte manuell eintragen.
Mit der neuen Software wird dieser Schritt automatisiert. Die Belege werden eingelesen, analysiert und die relevanten Informationen werden aus dem Dokument extrahiert. D adurch wird aus einem Foto, Scan oder PDF ein strukturierter Datensatz
Lieferant
Der Aussteller des Belegs wird automatisch erkannt.
Zahlungsdatum
Relevante Datumsangaben werden aus dem Dokument gelesen.
Nettobetrag
Der Betrag ohne Mehrwertsteuer wird ermittelt.
Mehrwertsteuer
Steuerbetrag oder Steueranteil wird erkannt.
Bruttobetrag
Der Gesamtbetrag wird automatisch übernommen.
Perlit Software
Auch schwierige Dokumente mussten verarbeitet werden
Die Belege lagen nicht immer perfekt vor. Viele Dokumente waren schief fotografiert, gefaltet, zerknittert oder unter schlechten Lichtverhältnissen aufgenommen. Genau solche Fälle sind in der Praxis normal und mussten deshalb berücksichtigt werden.
Die Software wurde so umgesetzt, dass auch problematische Ausgangsdokumente besser verarbeitet werden können. Schiefe Dokumente, gefaltete Belege und schlechte Bildqualität werden so weit wie möglich ausgeglichen, damit die OCR-Erkennung trotzdem brauchbare Ergebnisse liefert.
- schief fotografierte Dokumente
- gefaltete Belege
- zerknitterte Dokumente
- schlechte Lichtverhältnisse
- unterschiedliche Beleglayouts
- automatische Ausgleichs- und Erkennungslogik
Seitdem die Software größtenteils fertig ist, konnte sich die Geschäftsführerin stark aus dem Tagesgeschäft zurückziehen. Sie arbeitet viel aus dem Ausland, aus einem Ferienhaus heraus und reist durch die Welt. Genau das zeigt, was möglich wird, wenn ein Unternehmen so weit systematisiert wird: Der Inhaber kann theoretisch von einer Insel aus mit einem Smartphone seine Firma verwalten.
Mit individueller Software
-
Umsatz steigern
82% -
Marge verbessern
74%
Perlit Software
Das Ergebnis: weniger Tipparbeit, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung
Mit der Belegverarbeitung wurde ein manueller Arbeitsschritt deutlich reduziert. Statt Beträge, Daten und Lieferanteninformationen immer wieder aus Dokumenten abzulesen und einzutippen, kann die Software diese Informationen erkennen und übernehmen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch typische Eingabefehler. Besonders bei vielen Belegen wird der Unterschied spürbar, weil jeder einzelne Beleg weniger manuelle Aufmerksamkeit benötigt.
- weniger manuelle Eingabe
- weniger Tippfehler
- schnellere Belegverarbeitung
- bessere Datenstruktur
- automatisch erkannte Steuer- und Zahlungsinformationen
- praktische Verarbeitung auch bei nicht perfekten Dokumenten