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Perlit Software

Der Einstieg beginnt direkt auf der Website

Die Software wurde mit der Website von Musikplus verknüpft. Der Einstieg für Kunden erfolgt direkt über eine Landingpage, die per iFrame in die Website eingebunden ist. Eltern oder Personen, die Musikunterricht für sich oder ihre Kinder buchen möchten, können dort den gesamten Prozess selbst starten.

Die Nutzer wählen Unterrichtsform, Zeitraum, Kurs, Lehrer und weitere Optionen aus. Einzelunterricht, Gruppenunterricht, Chor, Unterricht vor Ort oder Fernunterricht, mit Instrumenten oder ohne Instrumente: All diese Varianten werden durch die Software verwaltet.

Kundenbereich

Eltern und Schüler können Buchungen starten, Daten verwalten und ihre Vorgänge einsehen.

Mitarbeiterbereich

Lehrer und Verwaltungsmitarbeiter arbeiten über eigene Logins mit den für sie relevanten Funktionen.

Geschäftsführungsbereich

Die Unternehmensführung erhält Zugriff auf Auswertungen, Aufgaben, Status und Steuerungsfunktionen.

Ressourcenverwaltung

Räume, Lehrer, Schüler, Instrumente, Kurse und Termine werden zentral verwaltet.

Perlit Software

Verträge, Zahlungen, Erinnerungen und Abrechnung laufen automatisiert

Die Software sendet automatisch tausende E-Mails: Erinnerungen an Unterricht, Zahlungserinnerungen, Hinweise zu Vertragsabläufen und weitere Benachrichtigungen. Wenn Verträge auslaufen, werden Kunden automatisch daran erinnert. Wenn Zahlungen offen sind, werden ebenfalls automatische Prozesse ausgelöst.

Auch der Zahlungsprozess wurde weiter automatisiert. Stripe wird angebunden, sodass Zahlungen vollständig über den Zahlungsanbieter abgewickelt werden können. Die Schulverwaltung muss sich dadurch deutlich weniger in Zahlungsprozesse einmischen.

Zahlungen

Automatisierte Zahlungsabwicklung über Stripe.

Vertragslogik

Automatische Erinnerungen bei Vertragsablauf und Verlängerungsthemen.

Buchhaltung

Exportfunktionen für die Übergabe an die Buchhaltung.

Lehrerhonorare

Berechnung von Honoraren auf Basis der im System vorhandenen Daten.

Statistiken

Auswertungen für die Geschäftsführung entstehen direkt aus der gemeinsamen Datenbasis.

Perlit Software

Die restlichen menschlichen Aufgaben werden als To-dos sichtbar

Inzwischen übernimmt die Software etwa 99,9 Prozent des Geschäftes im Sinne der Vorgangsmenge. Die übrigen Aufgaben sind nicht unbedingt weniger vielfältig, aber sie kommen nur noch als Ausnahmen vor. Und auch diese Ausnahmen werden durch die Software sichtbar gemacht.

Wenn jemand trotz mehrerer Zahlungserinnerungen nicht bezahlt hat, wird daraus ein Inkasso-Thema. Wenn jemand trotz mehrfacher Erinnerung nicht verlängert, muss ein Mensch eingreifen. Solche Fälle werden nicht mehr zufällig entdeckt, sondern als To-dos in entsprechenden Widgets auf den Dashboards ausgegeben.

  • offene Zahlungen nach mehreren Erinnerungen
  • nicht verlängerte Verträge
  • Ausnahmefälle, die menschliche Entscheidung brauchen
  • Aufwand einschätzen
  • Aufgabenwidgets für Geschäftsführung und Verwaltung
  • klare Priorisierung statt manueller Suche

Seitdem die Software größtenteils fertig ist, konnte sich die Geschäftsführerin stark aus dem Tagesgeschäft zurückziehen. Sie arbeitet viel aus dem Ausland, aus einem Ferienhaus heraus und reist durch die Welt. Genau das zeigt, was möglich wird, wenn ein Unternehmen so weit systematisiert wird: Der Inhaber kann theoretisch von einer Insel aus mit einem Smartphone seine Firma verwalten.

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%