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Perlit Software

Aus WhatsApp, E-Mail und Telefon wurde ein Kundenportal

Die Zollagentur bekam vorher ihre Aufträge auf verschiedenen Wegen: per WhatsApp, per E-Mail oder telefonisch. Dadurch mussten Informationen manuell gesammelt, sortiert, geprüft und übertragen werden. Für Kunden war der Prozess ebenfalls mühsam, weil die Komplexität einer Zollanmeldung schwer verständlich ist.

Mit der neuen Software gibt es einen Kundenbereich, in dem Kunden ihre Ausfuhranmeldungen selbst erstellen können. Gleichzeitig gibt es einen Mitarbeiterbereich, über den Mitarbeiter im Namen von Kunden Vorgänge anlegen, eingereichte Fälle prüfen oder Informationen korrigieren können.

Kundenportal

Kunden können eigene Ausfuhranmeldungen und Vorgänge starten.

Mitarbeiterbereich

Mitarbeiter können Fälle kontrollieren, ergänzen, freigeben oder selbst im Namen von Kunden bearbeiten.

Website-Verknüpfung

Der Einstieg in die Software ist mit der Website verbunden.

Wiederverwendung

Ausführer, Empfänger, Käufer, Waren und frühere Anmeldungen können kopiert oder als Template genutzt werden.

So wird aus einem unstrukturierten Eingang über verschiedene Kommunikationskanäle ein sauberer digitaler Prozess.

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Die Komplexität von Zoll wurde auf ein verständliches Dashboard reduziert

Die vorher genutzte Fachsoftware war eine Desktop-Software ohne echte Cloud-Möglichkeit. Sie war so komplex, dass man teilweise auf einer einzigen Bildschirmfläche extrem viele Felder gesehen hat. Für erfahrene Mitarbeiter war das schon anspruchsvoll, für Kunden praktisch nicht zumutbar.

Die neue Software bricht diese Komplexität herunter. Kunden werden schrittweise durch die notwendigen Angaben geführt. Die Maske fragt Informationen in einer vereinfachten Form ab und bereitet sie so auf, dass sie später für die Übertragung in das staatliche Zollsystem ATLAS genutzt werden können.

HS-Codes

Kataloge und Warencodes sind eingebaut und durchsuchbar.

Geführte Produktauswahl

Häufige Produkte können über Kategorien wie Elektro, Laptop, Unterkategorie und weitere Ebenen gefunden werden.

Dokumentenauswertung

Aus einfachen Rechnungsdokumenten können Informationen entnommen und in Felder übernommen werden.

KI-Unterstützung

KI hilft bei Fehlerprüfung, Plausibilität und Erleichterung für Nutzer.

Templates

Ganze Ausführungen oder Teile früherer Transaktionen können wiederverwendet werden.

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KI, Regeln und automatische Prüfungen entlasten die Mitarbeiter

Die Mitarbeiter bekommen neue Fälle direkt im Tool. Sie müssen nicht mehr Informationen aus verschiedenen Kanälen zusammensuchen, sondern sehen strukturierte Vorgänge, prüfen die Angaben und geben sie frei.

Zusätzlich wurden Mechanismen vorgesehen, mit denen bestimmte Fälle künftig automatisch durchgewinkt werden können: zum Beispiel, wenn der gleiche Kunde die gleiche Ware an den gleichen Ort schickt und keine auffälligen Länder, Kategorien oder Risikofaktoren betroffen sind.

Automatische Freigabelogik

Wiederkehrende, unkritische Fälle können regelbasiert beschleunigt werden.

KI-Prüfung

Komplexe oder verdächtige Fälle können markiert werden, damit Mitarbeiter genauer hinschauen.

Y-Codes

Relevante Y-Codes werden regelmäßig importiert und geprüft.

Alarmfunktion

Wenn etwas Relevantes auftritt, kann das System automatisch darauf hinweisen.

Die Software ersetzt nicht die fachliche Verantwortung der Zollagentur. Sie sorgt dafür, dass Fachwissen dort eingesetzt wird, wo es wirklich nötig ist.

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Auch Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen und Buchhaltung wurden integriert

Das System erstellt automatisch Rechnungen für Kunden. Dabei kann eingestellt werden, nach wie vielen Stunden nach einer vollständig abgeschlossenen Ausfuhranmeldung die Rechnung rausgeht. Für einzelne Kunden können automatische Rechnungen deaktiviert oder Sammelrechnungen einmal im Monat erzeugt werden.

Zahlungserinnerungen gehen automatisch raus, Mahnstufen sind bis Mahnstufe 4 einprogrammiert. Zahlungen werden importiert und den passenden Rechnungen zugeordnet. Zusätzlich können auch Rechnungen erstellt werden, die nicht direkt aus einer Zollanmeldung stammen, zum Beispiel für Beratungsleistungen.

  • automatische Rechnungserstellung
  • kundenindividuelle Rechnungsregeln
  • monatliche Sammelrechnungen
  • Zahlungserinnerungen und Mahnstufen bis Stufe 4
  • Import und Zuordnung von Zahlungen
  • Buchhaltungsexporte für den Steuerberater oder Buchhalter

Dadurch wurde nicht nur die Zollanmeldung selbst digitalisiert, sondern fast der gesamte Prozess von Auftrag bis Zahlung.

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%
Perlit Software

Das Ergebnis: Agenturleistung mit Plattform-Effizienz

Zollflix tritt weiterhin als Zollagentur auf, arbeitet intern aber immer stärker wie eine Plattform. Kunden können Vorgänge selbst vorbereiten, Mitarbeiter kontrollieren strukturierte Fälle, Rechnungen entstehen automatisch und Zahlungen werden nachvollziehbar verwaltet.


Der durchschnittliche Aufwand pro Vorgang wurde von etwa 30 Minuten auf unter eine Minute gebracht. Dadurch kann die Agentur mit denselben Mitarbeitern ein Vielfaches an Fällen bearbeiten. Die Profitabilität steigt, weil nicht jeder zusätzliche Kunde automatisch denselben manuellen Aufwand erzeugt.

  • stark vereinfachter Prozess für Kunden
  • massiv reduzierter Bearbeitungsaufwand für Mitarbeiter
  • mehr Kunden mit gleicher oder kaum wachsender Teamgröße möglich
  • Produktion, Lager, Aufträge und Qualitätssicherung wurden verbunden
  • höhere Skalierbarkeit des Geschäftsmodells
  • mehr Automatisierung von Auftrag bis Buchhaltung